Excel помогает компаниям с момента своего появления и становится наиболее популярной программой в 1990-х годах. Но когда управление финансами осуществляется вручную, а процессы усложняются, использование электронных таблиц может нанести большой ущерб бизнесу. Узнайте сейчас, что произошло за последние годы с компаниями, которые думали, что еще не пришло время подключаться к автоматизации финансового менеджмента и, к сожалению, дорого за это заплатили. Также поймите, насколько автоматизация управления финансами может иметь большое значение для компании.
Excel следует за историями практически всех профессионалов, работающих в корпоративном мире. Это рассматривается как дешевая альтернатива для тех, кто использует ручные процессы, не требующие надежных решений, и в то же время может рассматриваться как источник отсрочки решения проблем XXI века.
С 1990-х годов, когда Excel стал инструментом анализа данных, профессионалы финансового отдела — управление финансами, казначейство, бухгалтерский учёт, аудит, контроль и т. д. — компании смогли выполнить свои задачи по финансовому упорядочиванию, благодаря чему смогли принять наилучшие решения. Программное обеспечение можно рассматривать как основу для создания финансовых потоков, а также как решение, доступное любой компании, которой необходимо анализировать данные из других систем.
Если задача очень простая, можно и нужно использовать Excel. Однако, когда инструмент начинает использоваться для получения результатов, которые выходят за рамки того, на что он был запрограммирован, многие ошибки и головная боль неизбежны.
Трудно отказаться от старых решений, но в этом есть что-то положительное, потому что это означает, что бизнес развивается. Это иллюзия, что при использовании ограниченных инструментов все станет проще; для облегчения работы, только с финансовой автоматизацией.
Это может случиться с компанией до тех пор, пока она не обнаружит, что платформа для финансовой сверки выходит за рамки того, что нужно организации, и именно поэтому решения, существующие на рынке, легко настраиваются.
Есть много вопросов, которые помогут вам решить, когда использовать программное обеспечение для финансовой сверки, среди них стоит выделить: создают ли ваши электронные таблицы сложность для анализа? Занимает ли ручной труд много времени?
Вам не нужно сейчас отвечать, если вы не хотите. Теперь разберёмся, что произошло за последние несколько лет с компаниями, которые думали, что ещё не пора подключаться к автоматизации финансового управления, и, к сожалению, дорого за это заплатили.
5 крупнейших финансовых катастроф, вызванных ошибками в Excel
В малых, средних или крупных компаниях ручные финансовые процессы подвержены ошибкам, даже если они находятся под наблюдением опытных профессионалов. В ходе исследования был сделан вывод, что в 88% электронных таблиц Excel есть серьёзные ошибки. Чтобы дать вам представление, каждая пятая компания уже понесла финансовые убытки из-за ошибок в таблицах. Следующие ниже случаи содержали незначительные сбои в работе с таблицами, которые привели к крупнейшим финансовым катастрофам всех времён для крупных организаций.
1. В 2003 году из-за ошибки копирования и вставки в Excel «TransAlta» потеряла 24 миллиона долларов США.
Канадская компания потеряла эквивалент 10% своей прибыли после того, как один из её сотрудников испортил строки в электронной таблице Excel о ставках, которые были выше, чем та, которую TransAlta готова была бы заплатить. Компания даже проверила данные электронной таблицы вручную перед её отправкой, но ошибки вовремя не выявили.
2. В 2003 году при обновлении своей бухгалтерской системы Fannie Mae потеряла 1,136 миллиарда долларов из-за ошибок в таблицах Excel.
Общая чистая стоимость ипотечной компании в сфере недвижимости сократилась более чем на 1 миллиард долларов за счёт внедрения нового стандарта в свою систему бухгалтерского учёта, управление которой не осуществлялось в облаке. Финансовая команда компании полагалась на электронные таблицы для выполнения расчётов, необходимых для адаптации к новой системе, но не понимала, что они содержат ошибки в форматировании.
3. В 2005 году добавление ещё нескольких нулей в электронную таблицу Excel привело к потере компанией Kodak 11 миллионов долларов.
Поспешная корректировка привела к тому, что стоимость акций бренда упала на 31%, чтобы исправить опечатку в электронной таблице Excel. В то время компания теряла 100 миллионов долларов в квартал. Причиной ошибки было добавление некоторых нулей к расторжению контракта, который содержал возмещения и выплаты по суммам, накопленным сотрудником.
4. В 2008 году ошибка форматирования в Excel вынудила Barclays Capital потратить миллионы на контракты без реальной стоимости.
После того, как бывший четвёртый по величине банк в мире обанкротился, Lehman Brothers, Barclays Capital в конечном итоге приобрела 179 коммерческих контрактов у LB во время кризиса 2008 года, не осознавая этого. Ошибка возникла в результате скрытия, а не удаления некоторых строк в электронной таблице Excel (было 1000 строк и 24000 ячеек), которые содержали контракты, которые BC не интересовали. Даже не зная об этом, Barclays Capital отправил в суд по делам о банкротстве файл в формате PDF, содержащий все данные, которые были скрыты в электронной таблице и начали отображаться в этом новом файле. Размер финансовых потерь не был ни раскрыт, ни возмещён брендом.
5. В 2012 году из-за ярлыка копирования и вставки в Excel компания JP Morgan потеряла 6 миллиардов долларов.
Компания создавала модели Value at Risc (VaR), но они не были должным образом протестированы для банковского отделения Главного инвестиционного офиса в Лондоне, которое в то время вело переговоры, которые привели к большим убыткам. После копирования нескольких неправильных ячеек из одной электронной таблицы и переноса их в другую путём вставки данных этот процесс привёл к финансовым потерям в размере 6 миллиардов долларов. Даже если он используется гигантом финансового рынка, Excel может стать причиной потери данных, которую пользователь не заметит.
Статья подготовлена специалистами
Департамента консалтинга ИАА «Аналитикос»