Знаете ли вы, что на Земле 33 миллиона экономически активных человек страдают синдромом выгорания? Эта информация была собрана в ходе исследования Международной ассоциации управления стрессом.
Переутомление может вызвать стресс, а также внести проблемы в вашу личную жизнь. Более того, это приводит к снижению производительности как руководителей, так и сотрудников. Хорошая же новость заключается в том, что существуют стратегии для более эффективного управления временем. Давайте узнаем об этом больше.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент можно определить, как набор методов, направленных на улучшение того, как мы планируем наши задачи. Для этого важно заранее оценить время, необходимое для качественного выполнения намеченных задач, в дополнение к расстановке приоритетов для задач, которые необходимо выполнить в первую очередь. Таким образом сохраняется паритет эффективности и производительности.
Другими словами, чтобы правильно управлять временем, важно применять методы, которые помогают соблюдать сроки и управлять всеми повседневными действиями, сохраняя качество и эффективность.
Насколько важен тайм-менеджмент?
Много говорится об управлении рабочим временем, и это действительно очень актуально, особенно для руководителей. Однако рассматриваемые нами стратегии предназначены для того, чтобы люди жили лучше в целом не только в профессиональном, но и в личном плане.
Мы — люди, и думать, что личная и профессиональная жизнь несовместимы, — это заблуждение. Тот, у кого есть проблема в семье или какая-либо другая проблема особого характера, вряд ли будет иметь хорошую концентрацию и продуктивность на работе. Не так ли? То же самое может случиться и с другой стороны! Практически любой, кто сталкивается со стрессовой ситуацией на работе, заберёт её домой и, в конечном итоге, может скинуть её на свою семью.
Тайм-менеджмент приобретает актуальность благодаря более организованной деятельности в целом. Таким образом достигается баланс в управлении рабочими делами, и также в личной жизни.
Как правильно управлять своим временем?
Теперь, когда вы узнали немного больше об актуальности тайм-менеджмента, пришло время узнать о стратегиях, которые помогут применить его на практике.
Вот четыре лучшие стратегии для эффективного управления временем.
1. Хорошо распланируйте свой распорядок дня
Без сомнения, тщательное скрупулёзное планирование — это основа для хорошего управления временем.
Вот почему так важно каждую неделю составлять список основных задач на следующую неделю с указанием сроков их выполнения.
В конце каждого дня просматривайте список и реорганизуйте его в соответствии с возникшими чрезвычайными ситуациями — способность адаптироваться к изменениям, которые могут произойти — ценный мягкий навык!
Используйте технологии в своих интересах
В наше время технология может и должна быть союзником в делах и в жизни. Есть несколько приложений для управления задачами, которые позволяют просматривать задачу в списке или календаре, с указанием приоритета и срока выполнения. Можно выделить несколько:
Asana
Any.Do
ClickUp
GTasks
Todoist
Trello
Tasks Free
2. Всегда работайте с осязаемыми целями
Эти цели имеют важное значение так что мы можем иметь мотивацию к работе. Они помогают вам сосредоточиться и, когда они достигнуты, вызывают чувство выполненного долга.
Для этого подумайте:
• Чего нужно добиться?
• До какого события?
• Какие шаги необходимы для достижения этой цели?
• Какие внутренние и внешние ресурсы потребуются для достижения этой цели?
• На кого вам нужно будет рассчитывать?
Важно, чтобы вы всегда работали с количественными и возможными целями. Не ставьте своей целью сделать что-то свыше человеческих сил, иначе вы можете просто расстроиться, и управление временем пойдет насмарку.
Еще один совет — начать с долгосрочной цели, или состоящей из множества шагов — к более мелким целям. Это упростит визуализацию пути, который потребуется для достижения этой цели, в дополнение к организации управления временем для выполнения каждого выделите микроэтапы.
В качестве вторичного преимущества принятия микроцелей — нам легче адаптироваться к изменениям и, корректировать свой маршрут планирования при необходимости. В методологии OKR, например, многие компании ставят цели на квартал, таким образом, что постепенно достигается годовая цель.
3. Установите сроки для всех ваших действий
«Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня». В этой популярной поговорке много мудрости, и она может служить мантрой для тех, кто занимается организацией тайм-менеджмента.
Вам нужно установить дедлайны для своих задач и всегда их придерживаться. Если откладывать дела, то получится настоящий снежный ком.
Когда всё накопилось, вы зачастую теряете концентрацию, откладываете действия и страдаете от последствий, которые это порождает.
Научитесь расставлять приоритеты задач — внутренний тайм-менеджмент. Хорошим советом для правильной расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра.
Матрица, состоящая из четырех квадратов, помогает понять, какой именно в приоритете времени и важности является задача.
1 «Сделай немедленно» — приоритетная и должна быть выполнена как можно скорее,
2 «Сделайте при первой возможности» — можно запланировать на потом,
3 «Делегируйте» — может быть делегирована кому-то другому,
4 «Отложить или забыть» не имеет приоритета и может быть удалена из вашего списка дел.
Матрица оценивает соотношение срочности задачи к ее реальной важности.
4. Научитесь делегировать задачи
Согласно статье «Исследование: Делегирование большего количества может увеличить ваши доходы», опубликованной в журнале Harvard Business Review профессором менеджмента Северо-Западного университета в Иллинойсе (США) Томасом Н. Хаббардом, путь номер один к тому, чтобы стать более успешным — продуктивный профессионал — это умение руководить, делегируя задачи, которые не обязательно выполнять самостоятельно.
Иногда мы думаем, что для того, чтобы что-то было совершенным, это нужно делать сами, но это неправда — это не всегда так! Вы можете делегировать, а затем просто проверить, действительно ли задача, которую вы поставили, была выполнена эффективно. В этом смысле и руководители, и сотрудники становятся ответственными за поставленную задачу.
То же самое и в домашней обстановке. Разве ваш ребёнок не может больше помогать по дому и нести ответственность за покупки для дома в супермаркете? Это такие вещи, о которых нужно задумываться.
Если вы примените эти стратегии на практике, использование тайм-менеджмента станет для вас ещё более продуктивным. Так что не забудьте подумать обо всём, что вы прочитали, и отработать эти действия.
Статья подготовлена
Департаментом консалтинга ИАА «Аналитикос»